
福祉現場では、日々の業務において多くの署名や同意書が必要です。
サービスの契約書や利用者同意書など、その用途は多岐にわたります。
しかし、これらの手続きは膨大な時間や手間を要する上
紙ベースの業務にはさまざまな課題が伴います。
こうした状況を解決する手段として、電子サインが今、注目されています。
本記事では、電子サインが福祉現場にどのような変革をもたらすのか
その具体的なメリットや活用事例を詳しく解説します。
1. 電子サインがもたらす驚きの効果
業務の効率化
電子サインの導入により、紙の書類と併用する場合でも
デジタル化による効率化を図ることが可能です。
例えば、契約書の電子化を進めた施設では
必要に応じて一部の書類を紙で保管しつつも
署名取得のプロセス自体を電子サインに切り替えることで
移動時間を含めて60分かかっていた手続きがわずか5分に短縮されました。
負担の軽減
利用者やその家族は施設まで足を運ばずに
スマートフォンやパソコンを使って遠隔で契約を進めることができます。
また、職員も煩雑な事務作業から解放され
直接的なケア業務に集中できるようになります。
1.3 セキュリティと信頼性の向上
高度な暗号化技術を使用した電子署名は
改ざんや不正アクセスのリスクを大幅に低減します。
また、クラウドストレージを活用することで
災害時にもデータが失われることなく迅速な業務継続が可能です。
2. なぜ今導入すべきか?
2.1 デジタル化の波
福祉業界全体でデジタル化の流れが加速している今
電子サインを導入しないことは競争力に影響を及ぼす可能性があります。
例えば、ある施設では契約手続きに電子サインを取り入れることで
「契約の手間が少ない施設」として利用者から選ばれやすくなりました。
2.2 職員の離職防止
膨大な事務作業は職員の離職理由の一つです。
電子サインの導入により
書類作成にかかる時間が1時間から10分に短縮され
その時間を利用者とのコミュニケーションに充てられるようになった施設もあります。
2.3 災害時のリスク管理
日本の多発する自然災害に備え、クラウド上でのデータ管理が重要です。
電子化されたデータは災害時にも失われず、迅速な業務再開が可能です。
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