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業務を効率よく進めるためには
『人がやるべき仕事』と『仕組みに任せられる仕事』
を分けることが大切です。
本コラムでは
忙しい現場でも実践できる効率化の方法を具体的にご紹介します。
毎日の記録作業で、気づけば日が暮れている。
もっと利用者様やご家族様と話したいけれど、事務作業に追われて叶わない。
そんなジレンマを抱えたことはありませんか？
福祉現場では、利用者様への対応、職員間の情報共有、日々の記録作業など
やるべきことが山積みです。
一方で、スタッフ全員が目の前の業務に追われ
効率化に取り組む余裕がないと感じる現場も多いのではないでしょうか。
現場の課題を改善する鍵は
「業務を見直し、効率化を進める」ことです。
その中でも特に重要なのが
「人がやるべき仕事」と「仕組みに任せられる仕事」を分けること
このシンプルな工夫だけで
仕事の負担を減らし、大切な時間を確保できます。
効率化を進めるためには
まず仕事を
「人がやるべきもの」と「仕組みに任せられるもの」
に分けて考えることが重要です。
それぞれの特徴を見ていきましょう。
1. 人がやるべき仕事
以下のような仕事は、やっぱり人でなければ対応が難しいですよね
利用者様やご家族様とのやり取り
例：ご家族様への報告や相談、利用者様の困りごとへの対応。
理由：人が対応することで、安心感や信頼感を与えられる場面が多いです。
効率化を進めるためには
まず仕事を
「人がやるべきもの」と「仕組みに任せられるもの」
に分けて考えることが重要です。
それぞれの特徴を見ていきましょう。
2. 仕組みに任せられる仕事
一方、次のような仕事は仕組みを活用することで効率化が期待できます
毎回同じ手順で行う仕事
例：利用者様の出欠記録や、職員の勤務時間の管理。
理由：手順が決まっている作業は、仕組みに任せることで時間と労力を大幅に削減できます。
大量のデータを扱う仕事
例：利用者様の情報整理や帳票作成。
理由：データ処理は人よりも機械のほうが正確かつスピーディーです。
職員間での情報共有
例：スケジュール調整や、業務の連絡事項の共有。
「どこから始めたらいいの？」と思う方もいるかもしれません。
ここでは、効率化を進めるための3つのステップを具体的にご紹介します。
1. 仕事をリストにする
まずは現場のすべての仕事を紙に書き出してみましょう。
この作業をするだけで
「どの仕事が無駄になっているのか」「仕組み化できる仕事はどれか」
が見えてきます。
例：
利用者様対応
職員の勤務管理
スケジュール調整
出欠記録の作成
2. 簡単に使える仕組みを試す
無料または低コストで試せる仕組みを導入してみましょう。
例えば、出勤記録をスマホで管理できる無料アプリを使うだけで
出欠記録の手間が大幅に削減できます。
3. 職場全体で話し合う
効率化を進めるには、職場全体の協力が欠かせません。
「この仕事はもっと簡単にできないか？」
と話し合いを通じて、改善アイデアを共有してみましょう。
効率化を進めることでどんなメリットが得られるのでしょうか？
具体的には以下のような効果が期待できます。
利用者様やご家族様との時間を確保できる
効率化によって生まれた時間を大切なコミュニケーションに充てることができます。
ミスを減らせる
手作業よりも仕組みに任せることで記録ミスや伝達ミスを減らすことができます。
チームの連携が強化される
情報共有やスケジュール管理がスムーズになることで、職場全体の連携が強化されます。
効率化を始めるための「最初の一歩」を具体的にご提案します。
1. 紙とペンを用意する
職場で行っている仕事をリストアップしてみましょう。
大きなプロジェクトでなくても構いません。
日常の小さな業務を見直すだけで、新しい視点が得られます。
2. 話し合いの場を作る
職員全員で「この仕事は仕組みに任せられないか？」をテーマに話し合いましょう。
職場全体での協力が効率化成功の鍵となります。
3. まず1つの仕組みを導入してみる
「何か1つ試してみる」ことから始めるのがおすすめです。
たとえば、無料の勤怠管理アプリやスケジュール共有ツールを1つ導入するだけで
職場全体の作業負担が軽くなります。
【結論】
「まずは今日、職場で行っている仕事をすべてリストアップしてみましょう。
そして、仕組みに任せられる仕事を1つ選び、取り組んでみてください。
この小さな一歩が、効率化への大きなスタートになります！」
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