紙記録を探すだけで日々の時間が浪費されている
家族からの問い合わせに対応する余裕がない…。
そんな課題を感じたことはありませんか？
CRM（顧客関係管理）とクラウドシステムの活用により
業務効率化と信頼関係の構築が同時に実現できます。
本記事では、福祉施設におけるこれらの仕組みの活用方法や具体的な効果を
詳しく解説します。
福祉施設では、利用者様のケア業務に加え、記録作業や家族対応、寄付者管理といった多岐にわたる業務をこなす必要があります。
しかし、これらが煩雑になることで、スタッフが
「もっと利用者に寄り添いたい」「家族に安心を届けたい」
という本来の目標を達成しにくい状況に陥ることも少なくありません。
この記事では、CRMとクラウド技術を取り入れた業務効率化の方法を
詳しくご紹介します。
さらに、課題解決への第一歩を踏み出せる無料相談についてもお伝えします。
1. CRM（顧客関係管理）が福祉施設になぜ必要なのか？
CRMとは、顧客（福祉施設の場合は利用者様やその家族、寄付者）との関係をデータを通じて深めるための仕組みです。
この技術はもともと営業やマーケティング分野で発展してきましたが
福祉施設でも非常に効果的に活用できます。
情報を一元管理し、適切なタイミングで必要な対応を行えるようになることで、利用者様へのケアや家族への情報提供が円滑になります。
福祉施設でのCRMの役割
利用者様への個別ケアを実現
利用者様一人ひとりのニーズや状態に合わせたサービスを提供するためには、正確で最新の情報共有が不可欠です。
CRMを活用すれば、スタッフ全員が利用者様の状況を把握できるため
連携がスムーズになります。
家族との信頼関係を強化
家族が施設に求めるのは「透明性」と「安心感」です。
CRMに蓄積された情報を基に、定期的な報告や緊急時の対応を行うことで
家族との信頼関係が深まります。
寄付者との継続的な関係構築
寄付者への感謝や新たな支援の依頼をタイムリーに行うことは
施設の財政基盤を安定させるために重要です。CRMを活用することで
寄付者一人ひとりへの対応を効率化できます。
具体例：CRM活用の成果
個別ケアの質を向上
ケア記録をクラウド上で一元管理することで
利用者様のニーズに迅速に応えられる環境を整備。
例: 健康状態が変化しやすい利用者様のバイタルデータを毎日記録し
医師や介護士が状況を即座に確認。
これにより、体調の急変に早期対応が可能になりました。
家族への報告を効率化
利用者様のケア内容を基にした自動レポート機能を活用し、家族に定期報告。
例: 週ごとの報告書がメールで自動送信されることで、家族からの問い合わせが減少し、施設スタッフの負担も軽減。
寄付者管理の効率化
CRMを活用して寄付者の情報を記録し、次回の寄付依頼や感謝メールの送信を自動化。
例: 感謝メールを送った寄付者からのフィードバックとして
「迅速な対応に感動した」との声が増加し、リピート寄付につながる
事例もございます。
2. クラウドシステムで情報をつなぐ
クラウドシステムとは
「データをインターネット上に保存し、どこからでもアクセス可能にする技術」です。
福祉施設では、紙の記録や分散管理されたファイルをまとめてクラウド上に移行することで
情報の一元化と業務効率化が進みます。
クラウドシステムが福祉施設にもたらすメリット
情報の一元化
紙やエクセルファイルで分散していた記録をクラウドで統合。
これにより、スタッフが最新情報に瞬時にアクセスできるようになります。
時間や場所を問わない情報共有
スマートフォンやタブレットを使えば
施設外や現場でも情報を確認・入力可能です。
これにより、緊急時の対応も迅速化します。
データの安全性
自動バックアップ機能を備えたクラウドでは
紙記録の紛失や破損を防ぎます。
例: 自然災害時にもクラウドに保存された情報を利用し
利用者様への迅速な対応を可能にした事例があります。
具体例：クラウド活用の実際
リアルタイムの情報共有
夜勤スタッフが入力した情報を
日勤スタッフが即座に確認し、シフト交代がスムーズに。
複数事業所の管理
クラウド上で全拠点の稼働状況を一元管理し
効率的な運営が可能に。
データを活用したケアプランの提案
日々の記録を基に、次回のケアプランを自動生成する機能を活用。
スタッフの負担を軽減し、ケアの質を向上。
Check！
当社はこういった課題の解決に向けて、福祉事業所様に特化したDXソリューションサービス『ケアラボ』を展開しております。
『ケアラボ』ではAIでの議事録作成や電子認証サインなどをはじめ、様々な事業所様のニーズに合わせてご提案が可能です！
ぜひこの機会に『ケアラボ』を導入してみませんか？
また、非営利法人様には特別なサポートやIT導入補助金による2/3コスト削減もご提案可能です。
詳細については、お気軽にお問い合わせください。一緒により良い福祉の未来を創りましょう。
お問い合わせ
